Gestão por processos aplicada em hospitais públicos

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A gestão em hospitais públicos enfrenta muitos desafios, como falta de recursos, equipamentos, time limitado e muito mais. Tudo isso pode ser visto como empecilho para proporcionar um atendimento de alta qualidade para os pacientes e cidadãos que dependem dos hospitais públicos.

Por isso, é importante desenvolver e aplicar processos que ajudem na administração e gestão de hospitais. Afinal, com eles é possível reduzir custos, melhorar o atendimento – deixando-o mais humano – e facilitar processos assistenciais.

Mas, o que é a gestão de processos?

Ela pode ser definida como uma abordagem controlada, que utiliza ferramentas de gerenciamento que ajudem a mensurar, monitorar e identificar melhorias que possam ser feitas nos processos já instaurados em hospitais públicos. 

A gestão por processos tem um objetivo: aumentar os resultados da instituição e ajudar a alcançar as estratégias alcançadas, como triagem mais rápida, redução de custos etc. Ela é empregada para vários objetivos, tais como:

  • Desenvolver estratégias e planos de ação;
  • Monitorar processos;
  • Controlar os gastos;
  • Ajudar no gerenciamento;
  • Analisar os recursos disponíveis.

No caso de hospitais públicos é ainda mais importante o uso da gestão por processos, já que contam com recursos mais limitados e sofrem um escrutínio maior em seus serviços e gastos.

Saiba mais sobre gestão hospitalar neste artigo: Gestão Pública Hospitalar: como garantir um bom atendimento”.

Por que usar processos na gestão de hospitais públicos?

Porque eles ajudam a melhorar o atendimento e a eficiência como um todo da equipe que compõe o quadro hospitalar. Mas, alguns dos efeitos positivos que a gestão por processos pode proporcionar são:

  • Acabar com as tarefas redundantes;
  • Agilizar os processos;
  • Diminuir o tempo de espera dos pacientes;
  • Eliminar erros que possam acontecer por falhas de comunicação interna;
  • Aumentar a qualidade dos serviços prestados;
  • Ter total controle dos estoques;
  • Diminuir os custos com retrabalhos, processos repetitivos e erros.

O uso de processos na administração de hospitais públicos vai se refletir no atendimento, funcionamento da equipe e no dia a dia da própria equipe de administração. Com isso, espera-se reduzir a carga de tarefas ineficientes, e redistribuir esses recursos para outras ações.

Para o setor público, que sempre possui algum tipo de gargalo, é muito importante a padronização de atividades e o uso de processos que permitam uma maior agilidade e eficiência. Tudo isso resulta na melhora dos atendimentos e no bem-estar da população que depende desses serviços.

Quais ferramentas podem ser usadas na gestão e hospitais públicos?

Você não precisa recorrer inicialmente a processos caros e sofisticados. Algumas ferramentas de gestão de qualidade podem ser empregadas facilmente para ajudar na tomada de decisões e no processo de melhorias. Aliás, muitas delas são utilizadas por empresas e corporações de grande porte para ajudar em suas estratégias.

Aqui é imprescindível escutar seu público interno (sua equipe) e também o público externo (pacientes), porque eles podem trazer tanto problemas quanto soluções que você não teria pensado.

Matriz SWOT

Para descobrir as ameaças internas e externas que podem prejudicar o pleno funcionamento do hospital. 

  • Strenghts (Forças): o que o seu hospital faz muito bem?
  • Weakness (Fraquezas): quais são os problemas internos?
  • Opportunities (Oportunidades): como seu hospital pode melhorar?
  • Threats (Ameaças): o que pode prejudicar seu hospital?

As forças e fraquezas são qualidades e desvantagens internas, já as oportunidades e ameaças são fatores externos que podem ajudar ou prejudicar a gestão do hospital público.

Diagrama 6M

Com o Diagrama 6M é possível acompanhar 6 fatores que podem influenciar no funcionamento do hospital e o que fazer para reverter os quadros:

  • Materiais: como anda o estado do estoque e se falta algum equipamento ou medicamento;
  • Métodos: os processos e treinamentos funcionam e quais precisam melhorar?  
  • Mão de obra: quais são os problemas que desmotivam sua equipe?
  • Máquinas: quais os problemas com o equipamento? 
  • Meio ambiente: quais os fatores externos que impactam o funcionamento? Ex.: inverno aumentam os casos de gripe; 
  • Medidas: o que pode ser usado para indicar as melhorias feitas?

5W2Y

Apesar do nome difícil, o método 5W2Y pode ser usado como um checklist para garantir que as ações sejam realmente tomadas e acompanhadas:

  • What (O que): o que será feito?
  • Why (Por que): por que será feito?
  • Where (Onde): onde será feito?
  • When (Quando): quando será feito?
  • Who (Quem): quem irá fazer?
  • How (Como): como será feito?
  • How much (Quanto): quanto vai custar? 

Todos esses métodos não dependem de ferramentas sofisticados ou caros, mas de investigação e observação. Eles podem ajudar a encontrar, definir e solucionar problemas que atrapalhem a gestão em hospitais públicos.

Esses processos podem ainda ajudar a melhorar o atendimento para os pacientes e também a rotina da sua equipe, ao eliminar tarefas desnecessárias por exemplo. Seja uma planilha no computador ou uma lista de coisas fazer, não importa, é preciso investir em uma gestão por processos que reduza custos e erros.

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